NVE advarer mot hemmelighold
Justisdepartementets forslag om å hemmeligholde organinterne dokumenter kan svekke tilliten til den offentlige forvaltningen og de demokratiske prosessene, ifølge NVE.
Øyvind Zambrano Lie
Justis- og beredskapsdepartementet har foreslått et tillegg i offentleglova som gjør det klart at ikke bare organinterne dokumenter, men også journalinnføringer som gjelder organinterne dokumenter, kan unntas fra offentlighet.
Videre foreslår departementet endringer i offentlegforskrifta og arkivforskrifta som klargjør at organer kan journalføre organinterne dokumenter uten at opplysninger om disse dokumentene publiseres i den offentlige journalen som er tilgjengelig på nettet gjennom eInnsyn eller på annen måte.
Svekker tilliten
Pressens organisasjoner har vært svært kritiske til forslaget. Men nå viser det seg at heller ikke forvaltningen selv støtter forslaget, i hvert fall ikke Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE).
NVE påpeker i sitt høringsinnspill at å stramme inn muligheten for innsyn i forvaltningens interne dokumenter vil gjøre det vanskelig for offentligheten å følge saksbehandlingen.
«Det vil også gjøre det vanskeligere for pressen å fange opp saker og eventuelt bringe dem ut i det offentlige ordskiftet. Et slikt hemmelighold vil kunne svekke tilliten til den offentlige forvaltningen og de demokratiske prosessene ettersom det minsker tilgangen til informasjon om interne prosesser», skriver NVE.
Svakt argument
Et argument for det nye forslaget, er at innsyn i organinterne dokumenter vil gjøre at forvaltningen legger bånd på seg og at de ansatte ikke tør skrive det de mener av frykt for offentlig oppmerksomhet. Dette argumentet kjøper ikke NVE.
«NVE mener at argumentasjonen om at det er en risiko for at et departement ikke vil uttale seg fritt til et annet departement dersom uttalelsen journalføres i en offentlig journal, er for svak til å forsvare innføringen av et generelt unntak for journalføring av opplysninger om organinterne dokumenter».
Viktig transparens
Forslagene i høringsutkastet vil gjøre det vanskeligere for offentligheten å følge med på hva som skjer i offentlig forvaltning, advarer NVE.
«Åpenhet og mulighet til å kikke forvaltningen i kortene er en viktig forutsetning for å bygge tillit. Det bør være mulig å ivareta både organets skjermingsbehov og behovet for å ha kontroll på sine interne dokumenter innenfor gjeldende lovverk», skriver direktoratet.
«For NVE, som behandler saker av stor interesse for allmenheten og har et stort og viktig samfunnsoppdrag, er det avgjørende å være mest mulig transparente for å bygge tillit til våre prosesser og vurderinger».
Journalføringen er allerede dårlig
NVE skriver videre at de selv journalfører organinterne dokumenter, men at de ikke publiserer dem i offentlig journal. Men selv om et dokument ikke er publisert i en offentlig journal, har altså pressen med det gjeldende regelverket anledning til å kreve å få innsyn i en oversikt over organinterne dokumenter i saker, noe Justisdepartementet nå vil endre på.
Ifølge NVE er det «allerede en utfordring at det arkiveres og journalføres få interne notater (ca. 1 av 9 dokumenter i eksisterende arkivbase i NVE er interne notater»)».
«Dette kan gi et inntrykk av at forvaltningen fatter beslutninger med et minimum av interne diskusjoner og vurderinger».
Flere huller i arkivet
Direktoratet påpeker at skillet mellom journalføring og arkivplikt allerede er «ganske teoretisk» for de fleste ansatte i forvaltningen.
«En svekkelse av kravene til journalføring av organinterne dokumenter vil sannsynligvis ikke føre til at flere dokumenter arkiveres. Dette vil igjen forsterke problemet med at arkivet ikke er komplett, og at sakene kun blir belyst med informasjon som finnes i arkivet».
NVE understreker at deres bruk av arkiv forutsetter komplette arkivsaker som inneholder pålitelig informasjon.
«Vi bruker mye tid på å finne igjen referansesaker og informasjon om eldre saker. Hvis vi introduserer nye datakilder for interne dokumenter, vil det komplisere gjenfinningen vår», skriver NVE.
